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Alfredo Mendiondo (MAGIX Uruguay) y Gastón Zamorano, en una jornada de trabajo entre los desarrolladores de Magix y la UC Temuco
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Sistema Magix ya está funcionando en la U Católica de Temuco
2008-08-19 17:46:35
Los módulos de contabilidad y de gestión de ambientes ya están operativos, reemplazando en estas áreas al tradicional sistema de gestión. |
Dos semanas de intensas labores tomó poner en marcha los primeros módulos del nuevo sistema de gestión que se está implantando en la universidad: Contabilidad y Gestión de Ambientes. Trabajaron en ello codo a codo los equipos de consultores de MAGIX Uruguay con nuestros equipos de las áreas de contabilidad, presupuesto, operaciones, telecomunicaciones e informática de gestión.
“La clave de este logro fue la disposición y el compromiso de la gente de la Universidad, en calidad y en cantidad”, afirmó un satisfecho Gastón Zamorano, Director del Proyecto Magix en la U Católica de Temuco. “La propia gente de Uruguay nos dijo que no es habitual encontrar este clima de colaboración y buena disposición en las organizaciones y nos felicitó por eso. Lo más importante es que siempre se antepuso el bien de la institución antes que la perspectiva de cada área”.
En el módulo de Contabilidad, la tarea no fue nada sencilla, ya que fue necesario reordenar y decidir qué información del antiguo sistema de gestión se iba pasar a MAGIX, resolviendo al mismo tiempo en la forma en que cambiarían los actuales procedimientos de trabajo. En el corto plazo, el desafío es asegurar la convivencia del nuevo sistema contable de MAGIX con los procesos de compras y presupuesto, hasta que no se instalen dichos módulos en septiembre y noviembre próximos.
En el caso del módulo de Gestión de Ambientes, la tarea era menos complicada, ya que sólo bastó ingresar la información de los campus, edificios, salas y laboratorios, para comenzar a utilizar el sistema. La Subdirección de Operaciones y Telecomunicaciones logró dominar rápidamente el nuevo sistema y ya se están haciendo las reservas centralizadas de salas con Magix. Durante septiembre se realizará una capacitación a los usuarios de las escuelas y unidades administrativas para que puedan hacer reservas de salas de clase, salas de reuniones y otros espacios directamente con el sistema. Esta aplicación permite gestionar distintos tipos de ambientes y equipamientos, así que pronto se podrá extender su uso a otras áreas del quehacer universitario.
Con todo, esta primera experiencia de instalación deja varias lecciones de aspectos que hay que mejorar en lo que queda del proyecto, tal como señala Gastón Zamorano. “Nos dimos cuenta que no estábamos suficientemente preparados, con todo el detalle y la anticipación requerida, para la complejidad de las decisiones y acciones que implica instalar un nuevo sistema informático y reemplazando lo que hemos estado usando por tanto tiempo. Eso nos llevó a perder algunos días en análisis y discusiones que deberíamos haber hecho antes, disminuyendo el tiempo previsto para la capacitación y prueba”. Según Zamorano, esto será subsanado en las próximas instalaciones de los módulos que quedan, incorporando actividades adicionales de preparación y agregando una línea de trabajo destinada al análisis y ajuste de procesos de gestión en cada área.
A partir del 22 septiembre se instalarán dos nuevos módulos. El proyecto completo, con todos los módulos operativos del sistema Magix, finalizará en septiembre de 2009. |
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